: 8 dicas para fiscalizar
seu contador - Simples Nacional
8 dicas para fiscalizar seu contador - Simples Nacional
Qualquer empresário já teve ou vai ter, em algum momento,
problema com seu contador. Seja atraso de impostos, pagamento indevido de
algum imposto etc. Porém, o que muitos não sabem é que tem como você se
prevenir contra esses males e fiscalizar seu contador.
Na realidade isso é bem simples, pois você precisa apenas
de pequenas informações para fazer essa “fiscalização”, como por
exemplo: sobre qual valor se calcula os impostos, qual o percentual
correto, qual o prazo para pagamento etc.
Toda empresa possui um “perfil tributário”, ou
seja, uma forma de pagar impostos. As formas mais comuns são Simples
Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.
Cada um desses perfis traz consigo algumas ações e
responsabilidades específicas. O foco deste post é o Simples
Nacional.
Visão Geral:
Simples nacional
É um imposto calculado sobre a receita bruta da empresa,
ou seja, você aplica um percentual (que pode variar de 4 a 17,42%, dependendo
da atividade) sobre o valor de venda bruta (o valor que sai na nota
fiscal) — simples assim.
Como fiscalizar
seu contador se você se encaixa no Simples Nacional
Para realizar uma fiscalização adequada, é bom considerar
alguns critérios. Veja quais são eles.
1 – Vencimento
O vencimento do Simples Nacional acontece todo dia 20 do
mês seguinte ao faturamento. Geralmente, se cair em final de semana ou
feriado, ele é prorrogado para o próximo dia útil. Caso o contador ainda
não tenha entregado até o dia 18, fique alerta para não correr o risco de
se prejudicar.
2- Alíquotas sobre a receita
O percentual cobrado sobre sua receita bruta varia de
acordo com sua atividade, ou seja, se você tem uma empresa comercial,
industrial e prestadora de serviço pagará um percentual diferente sobre
cada tipo de receita. Um erro comum é pagar um único percentual sobre
qualquer atividade, isso faz com que você acabe pagando mais do que deve.
Além disso, as alíquotas variam conforme o valor dos
últimos 12 meses de faturamento, assim, quanto mais você fatura, mais
pagará de imposto. Ou seja, o percentual do Simples varia de acordo com 2
fatores:
Faixa de
faturamento;
Atividade exercida.
Empresas comerciais não pagam a mesma alíquota que
empresas que prestam serviços. Mas existem empresas que tanto vendem
mercadorias quanto oferecem serviços. Nesses casos, há um cálculo
segmentado sobre cada faturamento:
X% sobre as vendas;
Y% sobre as compras.
3- Abatimentos
Vendas canceladas ou devolvidas podem ser abatidas da sua
receita — não “coma bola” nesse ponto. Passe todas as informações
necessárias para seu contador.
4- Retenção
Empresa optante pelo Simples Nacional não deve ter
retenção de imposto na fonte (são aqueles destacados na nota fiscal), com
exceção do ISS, que pode ser retido em atividades como limpeza, portaria,
cessão de mão-de-obra etc.
Nesses casos, o valor retido não é perdido, pois você
poderá descontá-lo no cálculo do Simples Nacional, afinal, trata-se
apenas de um adiantamento parcial do valor que será pago no dia 20 do mês
seguinte.
Fique atento para não calcular o imposto novamente sobre o
mesmo valor.
Caso seu cliente esteja descontando do seu recebimento,
solicite ao seu contador uma cópia comprovando que sua empresa opta pelo
Simples Nacional e informe o cliente. Se preferir, poderá pedir ao
contador para que o contate e converse amigavelmente com ele.
5- Atividades impeditivas
Não escolha termos ou atividades impeditivas ao Simples
Nacional apenas porque “soam melhor”, tais como Consultoria, Gestão ou
qualquer outro termo que remeta a atividades profissionais
(administração, engenheira, economia, gestão, etc.), pois elas estão
excluídas desse regime (sendo que, em muitos casos, a atividade nem
sequer está de acordo com o nome).
Simplifique as coisas para sua empresa, conversando com
seu contador e certificando-se dos tipos de atividades (ou termos
relacionados) que obstam a adoção do regime Simples Nacional.
Nos sites relacionados ao tema “tributação” (inclusive
o da Receita Federal), é possível encontrar uma lista de todas as
atividades que podem e que não podem ser exercidas para que a empresa
adote o Simples Nacional. Para ter uma ideia, alguns tipos de empresas
que não podem usufruir dos benefícios desse regime, ainda que sejam micro
e pequenas empresas, são aquelas que:
Ø
Exercem atividades de
banco comercial, investimentos, financiamentos, créditos imobiliários,
corretoras e assim por diante;
Ø
Prestam serviços de
comunicação;
Ø
Prestam serviços de
transporte de passageiros (intermunicipal e interestadual);
Ø
Realizam atividades de
consultoria;
Ø
Trabalham com loteamento
e incorporação de imóveis;
Ø
Realizam cessão ou
locação de mão-de-obra;
Ø
Forem constituídas sob a
forma de sociedade por ações;
Ø
Participarem do capital
de outra empresa.
E muitos outros casos. Consulte seu contador para
certificar-se de que sua empresa está plenamente desimpedida para adotar
o regime do Simples Nacional.
6- Declaração de Imposto de Renda
Empresas do Simples Nacional não entregam declaração de
imposto de renda, porém entregam uma declaração muita parecida (a DASN).
Esteja atento, pois nela devem ir informações do seu faturamento anual
(receita bruta total), despesas, distribuição de lucro, valor das
receitas que se referem ao comércio, indústria ou serviço intermunicipal,
etc. E, o pior, a falta de entrega implica em multa no valor mínimo de R$
200,00.
Em suma, a DASN, ou Declaração Anual do Simples Nacional,
possui:
Ø
Valor dos
tributos de cada mês;
Ø
Valor de
apuração;
Ø
Soma dos
valores apurados de cada tributo;
Ø
Valor pago
pelo empresário.
O importante para que não haja erros ao fazer essa
declaração é que o contador realize o cálculo mensal das receitas e
guarde em segurança todas as notas fiscais.
7- Declaração de serviços prestados
Caso sua empresa seja prestadora de serviço, além do DASN
(citado acima) todo município, ou pelo menos a maioria deles, exige uma
declaração mensal (geralmente, em meio eletrônico) sobre os serviços
prestados no mês, constando os dados de notas emitidas, os clientes,
principais documentos, etc.
Existe multa para quem não entregar no prazo e o seu valor
varia de cidade para cidade, é bom se informar.
8- Contabilidade e mais importante!
Qualquer empresa no
Brasil deve ter contabilidade, mesmo que de forma simplificada. Por
exemplo, você já viu o Balancete de Verificação da sua empresa? Pode ser
um nome inédito para muitos, porém, com uma conversa rápida com seu
contador, você entenderá que se trata de um relatório mensal com o valor
das vendas, serviços e despesas da sua empresa.
Para fazê-lo o contador precisa das informações de
pagamento, recebimento, faturamento, extrato bancário etc. Se ele não
estiver pedindo isso, tome cuidado e verifique logo se e como o Balancete
tem sido feito.
A contabilidade gerencial certamente trará muitos
benefícios à sua empresa. Acerte com seu contador a realização desse
serviço e peça contas de suas ações.
Caso ele alegue não saber realizar esse serviço ou não
dispor de tempo suficiente, talvez seja melhor procurar outro
profissional ou empresa (existem muitas empresas de assessoria contábil
que oferecem serviços de boa qualidade).
9- (Bônus) Investimento versus despesas
É necessário compreender o valor de se ter um contador
para realizar esses serviços para sua empresa. Muitos consideram isso uma
despesa pesada que pode comprometer a rentabilidade do negócio. Acham que
é possível dispensar esses serviços em prol da conservação de lucros
maiores. Contudo, isso se trata de um engano.
Esses serviços são importantíssimos para que sua empresa
se desenvolva, ofereça maiores oportunidades e lucre bem mais. Os
serviços de contabilidade asseguram a saúde financeira do negócio e sua
situação legal perante a Receita Federal e aos outros órgãos do fisco.
Bons serviços contábeis são uma forma de evitar problemas
jurídicos e até melhorar o relacionamento com os clientes que consomem os
produtos/serviços da empresa.
Sim, ao invés de ter que se dividir entre as preocupações
com o pagamento de tributos, a organização de valores monetários e
documentos, o conhecimento mais detalhado da legislação específica, o
empresário poderá envolver-se de corpo e alma a traçar estratégias para
otimizar suas vendas/serviços.
Ou seja, incrementar um planejamento eficiente que aumente
a produtividade, melhore o atendimento ao público, inove sua
produção/venda de mercadorias (ou a prestação de seus serviços), ofereça
resultados com maior qualidade.
Enfim, o empresário terá mais tempo disponível para fazer
o que realmente sabe e** otimizar seus lucros**.
Considere, portanto, que a remuneração de seu contador é
um investimento para sua empresa. Ele vai poupar boa parte de seu tempo e
evitar prejuízos com cálculos mal feitos, entregas atrasadas de
declarações (inclusive do Simples Nacional), desorganizações em geral na
área contábil e financeira.
O profissional de
contabilidade deve oferecer soluções e não ser um problema ou peso para
sua empresa. Uma informação correta proporcionada pelo contador pode
representar uma grande economia (até o equivalente ao contrato de um ano
de honorários).
Se estiver percebendo que seu dinheiro com o contador não
está tendo o retorno merecido e que seu negócio está, realmente, tendo
prejuízos, é o momento de avaliar o que está errado.
Verifique onde está a causa do problema e se concluir que
a origem de tudo está nos serviços oferecidos pelo profissional, então é
melhor conversar diretamente com ele e pedir esclarecimentos. Se for
necessário, procure outro contador.
Esses são os pontos mínimos para a parte contábil de
qualquer empresa, já que caso você tenha funcionários, exporte, importe,
fabrique produtos, venda ou compre de outros estados, existem vários
outras coisas que devem ser feitas em conjunto com o seu contador.
Para se aprofundar mais no assunto, recomendamos a parte
específica sobre Tributos do Abra Sua PJ, nos procure!
Por lá você também pode tirar as dúvidas com a nossa
equipe sobre o andamento contábil e fiscal da sua empresa.
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