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O
impacto do eSocial para os gestores de pessoas
Há quem duvida que
a partir de janeiro de 2018 ocorra a implantação do eSocial, projeto
capitaneado pelo governo e diversos órgãos , tais como Receita Federal,
Caixa Econômica, Ministério do Trabalho que pretende simplificar e
unificar a entrega das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas
em todo país.
Há também o bloco
dos “Não sei do que se trata”, e a marchinha deste carnaval promete ser
com embalos de tirar o fôlego e garantir multas para os despreparados.
Esse projeto que
promete ser um dos maiores já implantados no mundo, tanto pela magnitude
do cruzamento das informações quanto de entidades envolvidas.
E o
que esse projeto tem a ver com nós da área de RH ? Eu poderia responder
em uma só palavra: tudo!
Para estar adequado
a essa otimização será necessário muitas mudanças na cultura
organizacional das empresas, pois haverá um impacto na forma como se contrata, a forma
de desligamento e como essa comunicação chega ao DH e DP, nas promoções e
nas mudanças de função.
Para ficar mais
claro, não será mais possível contratar um colaborador sem que este tenha
apresentado toda a documentação para contratação. As informações
precisam ser enviadas para o ambiente do eSocial em pelo menos um dia
antes de novo contratado iniciar na organização.
Há exceção apenas
no caso do empregador enviar o evento de “Registro Preliminar ” (ou seja, a
admissão faltando algumas informações). Neste caso, ele terá que
complementar as informações até o fechamento da competência.
Isso quer dizer que
teremos de dar adeus ao nosso “jeitinho brasileiro”, em situações que
acontecem raríssimas vezes em nossas organizações, onde os gestores
desesperados nos falam: “- Deixa ele começar e traz o que falta
depois!”.
Essa situação não
poderá mais acontecer, mas caso aconteça, à empresa pode estar passível a
multa.
Não existirá mais a situação de empresas desinformadas ou mal intencionadas
ao contratar uma pessoa e somente assinar a carteira dela 3 meses depois.
Os gestores de
pessoas precisam preparar a empresa, reprogramar a mentalidade dos
colaboradores, líderes e sócios. Existe um desafio à frente que precisa
ser encarado e trabalhado.
A mudança precisa
começar dos líderes para os colaboradores, atentando-se aos
prazos, avaliando as rubricas (que são as verbas de folha como
gratificação por exemplo) e refazendo processos internos.
A equipe que lida
com a parte de Departamento Pessoal e seus processos precisará
aprofundar-se ainda mais no conhecimento da legislação. O eSocial
exigirá, de forma direta, que haja uma maior integração entre os
departamentos contábil, fiscal, trabalhista e jurídico.
As informações
enviadas não podem ser tratadas de forma diferente, sendo que como
empresas não poderá ser feito nenhuma transição, que não seja de
conhecimento dos órgãos competentes.
A relação com o
jurídico, algo que antes não era tão necessário, precisará ser reforçada
devido as exigências do eSocial, como por exemplo as informações referentes a processos
trabalhistas precisarão primeiro ser alimentados no software de folha,
para que estes dados sejam enviados.
Parece que são
tantas informações e mudanças, ao mesmo tempo, que poderíamos comparar
com o fim do mundo, mas ainda não é o fim, será possível correr “atrás do
prejuízo” se começarmos agora.
Em janeiro serão
obrigadas as empresas que faturaram em 2016 acima de 78 milhões, em julho
de 2018, o projeto se estenderá a todas as empresas, incluindo as
microempresas, empresas de pequeno porte e também os Microempreendedores
Individuais (MEIs).
As únicas exceções
serão para empresas da área de saúde e de segurança do trabalho, essas
terão mais 6 meses para se adaptar.
O que o setor de
Gestão de Pessoas já pode fazer?
– Validação
Cadastral que nada mais é do que a validação de dados do colaborador
(Histórico Cadastral e Contratual Nome Social, NIS, dentre outros).
– Cadastro de
cargos, funções, cadastro de horários que antes não era uma preocupação
para quem manipulava o sistema de folha, apenas o de ponto, mas agora
será exigido.
– Organização das
rubricas, que são mais conhecidos como verbas de folha. Talvez esse seja
o que tratará maior esforço para o DP, pelo fato de que a empresa
precisará conhecer o que cada rubrica representa e correlacioná-la .
Depois que todo
esse trabalho for realizado, a empresa que quiser já poderá aderir ao
ambiente de teste que o governo disponibilizou, em agosto deste ano.
A tendência é que
com a plena implantação os arquivos físicos mantidos até então pelas
organizações, serão extintos, dando lugar aos arquivos XML, que poderão
ser armazenado na rede e/ou base de dado. Em paralelo ao eSocial ainda
será necessário o envio das obrigações CAGED, RAIS, DIRF.
Informações que
serão solicitadas:
– Admissão e
desligamento do trabalhador em tempo real;
– Afastamento
temporário;
– Alteração da
jornada de trabalho;
– Alteração na
situação do colaborador, tais como mudança de salário;
– Aviso prévio;
– ASO (Atestado de
Saúde Ocupacional);
– Condições
ambientais do trabalho que envolverá a parte de SESMT (Segurança Saúde e
Medicina do Trabalho);
– CAT (Comunicação
de Acidente de Trabalho) deverão ser informadas no mesmo dia em caso de
morte;
– Movimentações
referentes à folha de pagamento;
– Monitoramento da
saúde do trabalhador.
Temos o pleno
entendimento que as empresas que melhor conseguirem criar um bom processo
de comunicação intersetorial e entre sua matriz e filiais, serão as que
conseguirão passar com menos impacto por todas essas mudanças.
Existe outra
perspectiva mais positiva e menos caótica, que é a minha preferida, que
seria a de que esse projeto trará uma visibilidade maior para os setores
de RH e DP, claro os que estiverem mais preparados. Essa com certeza fará
toda a diferença.
http://contadores.cnt.br/noticias/tecnicas/2017/10/19/o-impacto-do-esocial-para-os-gestores-de-pessoas.html
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