IRPF - Declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física (DIRPF) - Despesas escrituradas no livro caixa - Roteiro de Procedimentos

A ideia geral sobre a incidência do Imposto de Renda, é que ele recaia sobre a "renda", e não pura e simplesmente sobre a "receita". Dessa forma, são admitidas determinadas deduções para apuração da sua base de cálculo, como é o caso das despesas escrituradas em Livro Caixa. Esse Roteiro aborda o que pode ser deduzido, as restrições a essa dedução e, ainda, algumas decisões administrativas sobre o tema, tendo sido atualizado à Instrução Normativa nº 1.327/2013.

IRPF - Declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física (DIRPF) - Despesas escrituradas no livro caixa - Roteiro de Procedimentos

Sumário

Introdução

I - Contribuintes autorizados à dedução

II - Despesas aceitas para a dedução

III - Despesas não aceitas

IV - Excesso de despesas

V - Comprovação

VI - Características extrínsecas

VII - Exemplos de valores que podem ser deduzidos

VIII - Observações adicionais

VIII.1 - Rendimentos comuns

VIII.2 - Emissor de Cupom Fiscal - ECF

VIII.3 - Representante comercial

VIII.4 - Despesas com contabilidade

VIII.5 - Despesas com celular

VIII.6 - Escrituração de valores restituídos

IX - Informação na Declaração de Imposto de Renda

Introdução

O livro caixa é o livro no qual são registradas, mensalmente e em ordem cronológica, todas as receitas e despesas relativas ao trabalho não-assalariado. A legislação do Imposto de Renda permite a dedução de despesas da receita decorrente do exercício da respectiva atividade e, por isso, a importância de escriturar esse livro.

Neste Roteiro serão analisadas as despesas escrituradas no Livro Caixa, para fins da dedução no Imposto de Renda da Pessoa Física, abordando o que pode ser deduzido, as restrições a essa dedução e, ainda, algumas decisões administrativas sobre o tema.

I - Contribuintes autorizados à dedução

As despesas escrituradas em livro caixa podem ser utilizadas como dedução na base de cálculo do Imposto de Renda, pelos contribuintes que receberem rendimentos do trabalho não-assalariado (autônomos), inclusive os titulares dos serviços notariais e de registro, e os leiloeiros.

Como é possível observar, essas despesas não podem ser utilizadas por pessoas que só recebam rendimentos decorrente do trabalho assalariado (com vínculo empregatício).

Também lembra-se que essas despesas poderão ser utilizadas tanto na base de cálculo mensal, como na Declaração de Ajuste Anual.

Fundamentação: art. 75, "caput", do RIR/99.

II - Despesas aceitas para a dedução

O contribuinte que perceber rendimentos do trabalho não assalariado, inclusive os titulares dos serviços notariais e de registro, e os leiloeiros, poderão deduzir, da receita decorrente do exercício da respectiva atividade:

a) a remuneração paga a terceiros, desde que com vínculo empregatício, e os encargos trabalhistas e previdenciários;

b) os emolumentos pagos a terceiros;

c) as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.

Somente os valores efetivamente desembolsados poderão ser deduzidos da base de cálculo do imposto, ou seja, escriturados como despesa no Livro Caixa. Aplicações de capital, como aquisição de bens móveis (p. ex. computadores) ou imóveis (p. ex. prestação de apartamento), cuja vida útil ultrapasse o período de um exercício, não podem ser deduzidas no Livro Caixa.

A partir de 28 de agosto de 2009, até o exercício de 2014, ano calendário de 2013, para fins de implementação dos serviços de registros públicos, previstos na Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, em meio eletrônico, os investimentos e demais gastos efetuados com informatização, que compreende a aquisição de hardware, aquisição e desenvolvimento de software e a instalação de redes pelos titulares dos referidos serviços, poderão ser deduzidos da base de cálculo mensal e da anual do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física.

Para tanto, os investimentos e gastos efetuados deverão estar devidamente escriturados no livro Caixa e comprovados com documentação idônea, a qual será mantida em poder dos titulares dos serviços de registros públicos, à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a decadência ou a prescrição.

Além disso, na hipótese de alienação dos referidos bens o valor da alienação deverá integrar o rendimento bruto da atividade.

Fundamentação: art. 75 do RIR/99 e art. 3º da Lei nº 12.024/2009.

III - Despesas não aceitas

Não podem ser deduzidos valores referentes:

a) a quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos, bem como a despesas de arrendamento;

b) a despesas com locomoção e transporte, salvo no caso de representante comercial autônomo;

c) aos rendimentos de serviços de transporte, em veículo próprio ou locado, e rendimentos de garimpeiros.

Fundamentação: art. 75, parágrafo único, do RIR/99.

IV - Excesso de despesas

As deduções referentes ao Livro Caixa não poderão exceder à receita mensal da respectiva atividade, sendo permitido o cômputo do excesso de deduções nos meses seguintes até dezembro. O excesso de deduções, não aproveitado no próprio ano, não será transposto para o ano seguinte.

EXEMPLO: No mês de janeiro, as despesas escrituradas em Livro Caixa atingiram o montante de R$ 5.000,00. Os rendimentos do contribuinte, todavia, ficaram limitados a R$ 4.000,00. A parcela das despesas que ultrapassou os rendimentos do contribuinte poderá ser utilizada em meses subsequentes, até o final do ano-calendário.

Exemplo Prático

Fundamentação: art. 76, "caput" e § 1º, do RIR/99.

V - Comprovação

O contribuinte deverá comprovar a veracidade das receitas e das despesas, mediante documentação idônea, escrituradas em Livro Caixa, que serão mantidos em seu poder, à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a prescrição ou decadência.

Fundamentação: art. 76, § 2º, do RIR/99.

VI - Características extrínsecas

O Livro Caixa pode ser:

a) manuscrito - a forma mais antiga;

b) datilografado - sistema de folhas soltas;

c) informatizado - programas desenvolvidos pelo próprio contribuinte ou adquirido;

d) eletrônico - programa instituído pela Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB para cálculo do imposto, impressão do DARF e importação dos dados para a Declaração de Ajuste Anual.

Qualquer que seja a forma escolhida, o Livro Caixa deverá conter, em relação às receitas e despesas, as seguintes informações:

a) data da efetivação da receita ou da despesa;

b) histórico completo da receita ou da despesa;

c) valor efetivamente recebido;

d) valor efetivamente pago; e

e) saldo líquido (receita - despesa).

O Livro Caixa pode ser impresso em formulários contínuos, com suas subdivisões numeradas em ordem sequencial ou tipograficamente. Neste caso, após o processamento, os impressos devem ser destacados e encadernados em forma de livro, lavrados os termos de abertura e de encerramento em que conste, no termo de abertura, o número de folhas já escrituradas, não contendo intervalo em branco, nem entrelinhas, borraduras, raspaduras ou emendas. A clareza na escrituração do Livro Caixa é requisito dos mais importantes.

Há de se destacar que o Livro Caixa independe de registro em qualquer órgão.

VII - Exemplos de valores que podem ser deduzidos

Em conformidade com o entendimento da Secretaria da Receita Federal do Brasil, emanado por meio das Perguntas e Respostas disponibilizadas pelo órgão, segue lista com exemplos de valores que poderão ser deduzidos por meio do Livro Caixa:

a) material de escritório, de conservação, de limpeza e produtos de qualquer natureza usados e consumidos nos tratamentos, reparos e conservação;

Caso o imóvel seja utilizado exclusivamente para exercício da atividade profissional, a dedução dos mencionados valores será integral.

c) despesas com benfeitorias e melhoramentos efetuadas pelo locatário profissional autônomo, que contratualmente fizerem parte como compensação pelo uso do imóvel locado, são dedutíveis no mês de seu dispêndio, como valor locativo;

d) despesas com aquisição de livros, jornais, revistas, roupas especiais etc., desde que o profissional exerça funções e atribuições que o obriguem a comprar roupas especiais e publicações necessárias ao desempenho de suas funções;

e) contribuições a sindicatos de classe, associações científicas e outras associações desde que a participação nas entidades seja necessária à percepção do rendimento;

f) pagamentos efetuados a terceiros sem vínculo empregatício, desde que caracterizem despesa de custeio necessária à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora;

g) despesas com propaganda da atividade profissional, desde que a propaganda se relacione com a atividade profissional da pessoa física;

h) gastos relativos à participação em congressos e seminários - despesas efetuadas para comparecimento a encontros científicos, como congressos, seminários etc., se necessárias ao desempenho da função desenvolvida pelo contribuinte, observada, ainda, a sua especialização profissional, podem ser deduzidas, tais como os valores relativos a taxas de inscrição e comparecimento, aquisição de impressos e livros, materiais de estudo e trabalho, hospedagem, transporte, desde que esses dispêndios sejam escriturados em livro Caixa, comprovados por documentação hábil e idônea e não sejam reembolsados ou ressarcidos. O contribuinte deve guardar o certificado de comparecimento dado pelos organizadores desses encontros.

Há de se destacar que a legislação não fornece uma relação exata do que é dedutível como despesa no Livro Caixa, devendo o contribuinte se pautar pelas informações prestadas pelo fisco, bem assim pelo bom senso, lembrando sempre que as informações prestadas são de sua responsabilidade.

Algumas regras básicas, todavia, constam deste Roteiro. É o caso das despesas que, não sendo necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora dos rendimentos, não serão dedutíveis. De qualquer forma, a subjetividade que norteia a questão traça uma linha muito tênue dificultando, em muitos casos, a decisão do que pode e o que não pode ser dedutível.

As decisões em processo de consulta são uma boa forma de se pautar pela admissibilidade ou não de determinadas despesas, podendo o contribuinte, inclusive, efetuar consulta própria ao fisco acerca da possibilidade de dedução de despesas escrituradas em Livro Caixa.

Fundamentação: Perguntas e Respostas da RFB, Parecer Normativo CST nº 60/1978 e jurisprudência citada.

VIII - Observações adicionais

VIII.1 - Rendimentos comuns

Os rendimentos recebidos por dois ou mais profissionais, que não constituam sociedade, mas utilizam um mesmo imóvel com despesas em comum como aluguel, telefone, luz, auxiliares, mas com receitas totalmente independentes devem ser computados no Livro Caixa de cada um, rateando-se a escrituração das despesas comuns.

Fundamentação: Parecer Normativo CST nº 44/76.

VIII.2 - Emissor de Cupom Fiscal - ECF

Não basta que o documento comprove a efetivação do pagamento, é indispensável que a comprovação alcance a natureza do dispêndio. Por essa razão, os documentos emitidos por máquinas registradoras ou simplificados não se prestam à comprovação. Aceitam-se, entretanto os comprovantes emitidos por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF que contenham, em relação à pessoa física compradora, no mínimo:

a) a sua identificação, mediante a indicação do número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas - CPF, se pessoa física, ou no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ, se pessoa jurídica;

b) a descrição dos bens ou serviços objeto da operação, ainda que resumida ou por códigos;

c) a data e o valor da operação.

Fundamentação: art. 61 da Lei nº 9.532/97.

VIII.3 - Representante comercial

O representante comercial autônomo pode deduzir da receita decorrente do exercício de sua atividade profissional, as despesas efetuadas com hospedagem durante suas viagens de negócios, desde que não sejam reembolsadas ou ressarcidas e que as viagens sejam necessárias à percepção da sua receita. (Processo de Consulta nº 127/04. Órgão: SRRF / 7a. Região Fiscal. Publicação no D.O.U.: 18.06.2004).

Da mesma forma, podem ser deduzidas pelo representante comercial autônomo as despesas com transporte, locomoção, combustível, estacionamento e manutenção de veículo próprio, quando correrem por sua conta, bem como os dispêndios com troca de pneus, óleo, bateria, peças e mão-de-obra de manutenção (Processo de Consulta nº 167/05. Órgão: SRRF / 8a. Região Fiscal. Publicação no D.O.U.: 16.08.2005).

Fundamentação: Processo de Consulta SRRF / 7a. RF nº 127/04 e Processo de Consulta SRRF / 8a. RF nº 167/05

VIII.4 - Despesas com contabilidade

Dada a complexidade da legislação fiscal em vigor, o profissional de ciências contábeis é indispensável para o adequado cumprimento das exigências desta legislação, motivo pelo qual as despesas com a sua contratação podem ser deduzidas no Livro Caixa para efeito de apuração do IRPF devido por profissionais liberais.

Fundamentação: Acórdão 106-13.557 de 15.10.2003, da 6ª Câmara do 1º Conselho de Contribuintes.

VIII.5 - Despesas com celular

Os gastos com telefone celular, quando usado no exercício da atividade profissional, independentemente do horário em que é utilizado, se incluem nas despesas de custeio necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora, de que trata o artigo 6º da Lei nº 8.138/1990, conforme entendimento emanado pela 2ª Câmara do 1º Conselho de Contribuintes.

Fundamentação: Acórdão 102-48.044 em 08.11.2006.

VIII.6 - Escrituração de valores restituídos

Qualquer valor levado ao livro Caixa como dedução, se devolvido ao contribuinte por cancelamento da operação, ou por ter sido considerado indevido, deve retornar àquele instrumento na forma de RECUPERAÇÃO DE DEDUÇÃO.

Ao longo do período de vigência dos Decretos-lei nºs 2.445 e 2.449/88 as serventias extrajudiciais não-oficializadas estiveram sujeitas ao pagamento da contribuição ao Programa de Integração Social - PIS, mediante a aplicação da alíquota de 0,65% sobre a receita bruta da atividade.

Ocorre, porém, que, por decisão da Suprema Corte, os referidos legais diplomas foram declarados inconstitucionais, tendo a sua executoriedade suspensa pelo Senado Federal - Resolução nº 49/95 - o que acarretou o ajuízamento de centenas de AÇÕES ORDINÁRIAS DE REPETIÇÃO DO INDÉBITO e de PEDIDOS ADMINISTRATIVOS DE RESTITUIÇÃO DE VALORES PAGOS APÓS A SUSPENSÃO DA SUJEIÇÃO, dos quais muitos já foram pagos.

Trata-se, sem dúvida, de rendimento tributável, vez que, sobre as parcelas pagas não incidiram as regras de tributação, isso quando os pagamentos efetuados ao PIS tiverem sido escriturados como despesa. O documento de prova da receita é a ordem de crédito bancário efetuado pelo órgão responsável pela restituição, ou o reconhecimento do direito creditório que contenha o valor do crédito, quando este for compensado com outros tributos a recolher. Nesse caso, deve-se escriturar o crédito como receita como se recebido houvesse, e o débito compensado como se pago tivesse.

Fundamentação: Resolução Senado Federal nº 49/1995

IX - Informação na Declaração de Imposto de Renda

Na Declaração de Imposto de Renda, as despesas escrituradas em Livro Caixa devem ser informadas na penúltima coluna da ficha "Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoas Físicas e do Exterior".

Atente-se que mesmo os autônomos que não tenham recebido rendimentos de outras pessoas físicas (ou do exterior) deverão informar essas despesas nessa ficha. Nesse caso, os rendimentos recebidos de pessoa jurídica deverão constar separadamente na ficha "Rendimentos Tributáveis Recebidos de PJ".

Fundamentação: Tutorial da Declaração de Ajuste Anual do IRPF.

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