Como registrar a contratação dos
funcionários do jeito certo
Veja os documentos necessários para contratar, com
base nas informações exigidas pela legislação vigente para efetivar
admissões de empregados.
Quais são os procedimentos para contratar um funcionário?
Para efetuar a
contratação de um empregado, a empresa (empregador) submete candidatos
selecionados a uma determinada vaga ao processo de recrutamento – passando
pela seleção e pela entrega da documentação, até a finalização da
contratação com o efetivo registro do empregado.
O fechamento da
contratação se dá com o registro do empregado com as devidas anotações nos
livros, fichas ou sistemas informatizados, podendo variar de acordo com o
procedimento adotado pela empresa, bem como na Carteira de trabalho e
Previdência Social (CTPS) do empregado.
Destacamos que a obrigatoriedade de
registro do empregado está previsto no artigo 41 da CLT:
Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o
empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados
livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas
pelo Ministério do Trabalho.
Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional
de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua
admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes
e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.
A Portaria do MTE n° 41/2007 disciplina as informações que
devem constar no registro e a anotação da CTPS dos empregados:
Art. 2º – O registro de empregados de que trata o art. 41 da
CLT conterá as seguintes informações:
I – Nome do
empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
II – número e série
da Carteira de Trabalho e Previdência Social CTPS;
III – número de
identificação do cadastro no Programa de Integração Social PIS ou no
Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público PASEP;
IV – data de admissão;
V – cargo e função;
VI – remuneração;
VII – jornada de
trabalho;
VIII – férias; e
IX – acidente do
trabalho e doenças profissionais, quando houver.
Parágrafo único. O registro de empregado deverá estar
atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento.
Art. 5º – O empregador anotará na CTPS do empregado, no
prazo de 48 horas contadas da admissão, os seguintes dados:
I – data de admissão;
II – remuneração; e
III – condições
especiais do contrato de trabalho, caso existentes.
Com base nas informações exigidas pela legislação vigente
para efetivar a admissão do empregado, os documentos necessários são:
§ Carteira de Trabalho
e Previdência Social – CTPS: deverá ser solicitada ao
empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48
horas mediante a emissão de um protocolo na entrega bem como, na devolução;
§ Certificado de
reservista ou prova de alistamento no serviço militar para candidatos
brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 (dezoito) e 45 (quarenta e
cinco) anos: prova de quitação com o serviço militar;
§ Certidão de
Casamento e de Nascimento;
§ Declaração de
dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
§ Atestado Médico
Admissional: é obrigatório, devendo ser pago pelo empregador, que
ficará responsável pela guarda do comprovante do custeio de todos os exames
ou consultas realizadas com o empregado. Deverá ser efetuado antes do inicio
das atividades;
§ Declaração de
opção ou não pelo vale transporte;
§ Cadastro de
Pessoa Física (CPF);
§ Cédula de
Identidade (RG);
§ Título de eleitor;
§ Atestado de
escolaridade
§ Se tiver filhos de
até 14 (quatorze) anos de idade ou com invalidez, deverá
apresentar, para recebimento do salário família:
i. Certidão de
Nascimento dos filhos menores até 14 (quatorze) anos e maiores de 14
(quatorze) se incapazes;
ii. Cartão da Criança
para filhos menores de 6 (seis) anos;
iii. Declaração de
frequência escolar para filhos a partir dos 7 (sete) anos;
iv. Comprovação da
invalidez do filho ou equiparado maior de 14 (quatorze) anos de idade deve
ser verificada em exame médicopericial a cargo da previdência social ;
Ainda de acordo com o artigo 1º da Portaria MTE nº 41/2007,
é proibido ao empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do
trabalhador, fazer a exigência de quaisquer documentos discriminatórios
para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória
trabalhista, atestado de antecedentes criminais, exame de HIV, atestado ou
declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez que poderão
ser consideradas como danos morais ao trabalhador.
Toda a documentação acima mencionada também visa preencher
todas as informações que serão exigidas no Sistema de Escrituração Digital
das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – e-Social no evento
S-2200 (Admissão de Trabalhador).
Os dados e documentos referentes às admissões de empregados
deverão ser encaminhados com antecedência, pois a comunicação no e-Social
deverá ser até o final do dia imediatamente anterior ao do início da
respectiva prestação do serviço.
Não será mais possível a admissão de
empregados por ocasião do fechamento da folha com data retroativa.
Esse procedimento acarretará num aviso do sistema, confessando a informação
do registro fora do prazo, sujeito à penalidades.
Na dúvida de como proceder com as
atividades acima, entre em contato com uma empresa de assessoria
trabalhista e previdenciária e realize uma consulta técnica.
Autor: Heloina GoesFonte: Exame.comLink: http://exame.abril.com.br/pme/como-registrar-a-contratacao-dos-funcionarios-do-jeito-certo/
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